○中部広域市町村圏事務組合事務局文書取扱規程
平成28年3月31日
規程第2号
中部広域市町村圏事務組合事務局文書取扱規程(平成19年中部広域市町村圏事務組合規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受及び配布(第12条―第13条)
第3章 文書の処理(第14条―第26条)
第4章 進行管理(第27条―第29条)
第5章 文書の施行(第30条―第34条)
第6章 文書の整理、保存及び廃棄(第35条―第44条)
第7章 雑則(第45条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、中部広域市町村圏事務組合事務局(以下「事務局」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画、写真及び帳票類を含む。以下同じ。)及び電磁的記録であつて、職員が組織的に用いるものとして、事務局が保有しているものをいう。
(2) 紙文書 文書のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 電子文書 文書のうち、電磁的記録であつて電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(4) 事務局 中部広域市町村圏事務組合規約(平成元年10月26日県指令総第946号許可。以下「規約」という。)第16条に規定する事務局をいう。
(5) 係 中部広域市町村圏事務組合事務局規則(平成16年3月19日規則第1号。以下「規則」という。)第2条に規定する係をいう。
(6) 事務局長 規約第16条に規定する事務局長をいう。
(7) 課長 規則第6条に規定する課長をいう。
(8) 係長 規則第6条に規定する係長をいう。
(9) 電磁的記録 職員が職務上作成し、又は取得した電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(10) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(11) 個別フォルダ 文書を収納するための紙ばさみをいう。
(12) ファイル基準表 年度ごとの個別フォルダの一覧を序列を組んで表に書き表したものをいう
(13) 完結文書 供覧が完了した収受文書又は施行が完了した起案文書のことをいう。
(14) 保存文書 各係で保管を終えた完結文書を総務係に引き継いだ文書をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、すべて適確かつ迅速に取扱い、常に整備して事務能率の向上に資するように努めなければならない。
(職員の責務)
第4条 職員は、文書事務の処理について、この訓令に定める取扱いに従い適切に処理することとし、文書管理システムの円滑な運用に努めなければならない。
(総務課長の職務)
第5条 総務課長は、文書事務に関する業務を指導統括するものとする。
2 総務課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第6条 文書事務を処理するため、各係に文書取扱主任(以下「文書主任」という)を置くものとし、文書主任は、係長相当職の中から、所管課長が指名するものとする。
2 文書主任は、上司の命を受け、その係における次に掲げる文書取扱事務を掌理するものとする。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書の処理状況の調査及び完結文書の整理に関すること。
(4) 文書の保存及び引継に関すること。
(5) ファイリングの整理に関すること。
(6) その他、文書の取扱に関し必要なこと。
3 文書主任は、前項に掲げる文書事務を補助させるため、文書取扱補助者(以下「補助者」という。)を置くことができる。この場合において、補助者は文書主任を補佐し、文書主任に事故があるときは、その職務を代理する。
4 文書主任は、その課における文書事務を円滑に行うため、必要な措置をとらなければならない。
5 所管課長は、文書主任及び補助者を指名したとき又は異動があつたときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書主任会議)
第7条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書主任会議又は文書主任者及び補助者の合同会議を招集することができる。
(帳簿等の種類)
第8条 文書を処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 文書収受簿 第1号様式
(2) 文書発送簿 第2号様式
(3) 公告式番号簿 第3号様式
(4) 起案用紙 第4号様式
(5) ファイル基準表 第5号様式
(6) 保存文書貸出票 第6号様式
(7) 収受印 第7号様式
(文書の種別)
第9条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 法規文書
(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により、議会の議決を経て制定するもの
(イ) 規則 法第15条の規定により、理事長が制定するもの
イ 令達文書
(ア) 訓令 理事長が、職務運営上の基本的事項について、下級機関に対して命令で公表するもの
(イ) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司が所属職員に対し、法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目的事項等を指示し、その他一定の行為を命ずる場合に発するもの
(ウ) 達 権限に基づいて、特定の相手方に対し、一方的に特定の事項を命令、禁止、停止し、又は既に与えた許可、認可等の行政処分を取り消す場合に発するもの
(エ) 指令 申請又は願等に基づいて、相手方に対して、許可、不許可等の行政行為を行い、又は行政行為を命じ、指示する場合に発するもの
ウ 公示文書
(ア) 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く住民に周知させるために発するもの
(イ) 公告 告示の一形態で、その意義も告示と概ね同様であるが、告示とあえて区分すれば、法令の規定によらない事実が主なもの
(2) 一般文書
ア 議案文書 理事長又は組合議会議員が、議会に議決を経なければならない事件について、議会に提出するもの
イ 往復文書
(ア) 照会 相手方に対し、事実、意見等について問い合わせるもの
(イ) 依頼 相手方に対し、一定の事項を依頼するもの
(ウ) 回答 照会又は依頼に対し、答えるもの
(エ) 通知 相手方に対し、一定の事実又は意思を知らせるもの
(オ) 送付 書類、物品等を送る場合に発するもの
(カ) 諮問 一定の機関に対して、法令等で定める事項について意見を求めるもの
(キ) 答申 諮問を受けた機関等が、その諮問に対して、意見を述べるもの
(ク) 進達 中部広域市町村圏事務組合(以下、「事務組合」という。)の機関を経由すべきものとされている申請書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
(ケ) 副申 進達に当たつて、参考意見等を添付する必要がある場合に発するもの
(コ) 申請 住民が事務組合の機関に対し、又は下級機関から上級機関に対し、許可、認可、承諾、補助その他一定の行為を求めるもの
(サ) 報告 相手方に対し、一定の事実を知らせるもの
(シ) 勧告 法令等に基づき、相手方に対し、特定の事項についての処置を勧め、又は促す場合に発するもの
(ス) 上申 上司又は上級機関に対し、意見又は事実を述べるもの
ウ 内部文書
(ア) 起案文書 事案の処理に当たつて、決裁権者の許可、決定、承認等の意思決定を受けるもの
(イ) 復命書 職員が、上司の命令により特定事項等の調査又は会議等に出席した際、その内容及び結果を命令権者に報告するもの
(ウ) 事務引継書 職員が退職、休職、転任等をする場合、担任事務を後任者又は所属長に引継ぎをするもの
(エ) 願 職員の服務に関して、上司の許可又は承認を得るもの
(オ) 届 服務上の一定の事項について届け出るように命ぜられているもの
(カ) 辞令 職員の身分、給与その他の異動について、その旨を記載して当該職員に交付するもの
エ 表彰文書
(ア) 表彰状 模範になるような個人又は団体の行為を賞揚するために用いるもの
(イ) 感謝状 事務又は事業等の遂行に当たり、積極的に協力又は援助したものに対し、感謝の意思を表示するものに用いるもの
(ウ) 賞状 展覧会、品評会、講習会、競技会等において優秀な成績を収めたものを賞するために用いるもの
オ その他の一般文書
(ア) 書簡 公務員の資格で私信同様に発するもの
(イ) あいさつ文 式辞、祝辞、訓辞、弔辞等で、式典等に際してその意義、感想等を述べるもの
(ウ) 証明書 事務組合が、その権限内で特定の事実又は法律関係の存在を公に証明するために発するもの
(エ) その他職員がその職務権限に基づいて作成する文書又は図面類
(文書記号及び文書番号)
第10条 対外文書には、文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、所管課長が適当と認める軽易な文書若しくは定例的な文書又は法令等で様式化されている文書については、文書記号及び文書番号を省略することができる。
2 対外文書の文書記号は、「中広事」の文字の各係の頭文字各1字を用いるものとし、文書番号は各係において文書処理の年度毎の一連番号を用いるものとする。
3 条例、規則、訓令、告示及び公告は、総務係において暦年によりそれぞれに一連番号を付し(公告は、番号を要しない。)、公告式番号簿に登載する。
4 指令及び達は、総務係において文書処理の年度により一連番号を付し、指令(達)番号簿に登載する。
5 対内文書には、文書記号及び文書番号の記載に代えて「事務連絡」と表示するものとする。
(文書処理の年度)
第11条 文書の処理に関する年度は、4月1日から翌年の3月31日までとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第12条 事務局に到達した文書は、総務係において受領するものとする。この場合において、次に掲げる方法により処理しなければならない。
(1) 親展文書、秘密文書、親展電報その他開封を不適当と認める文書は、開封せず、理事長あてのものは事務局長に、それ以外のものは名あて人にそれぞれ配布する。
(2) 書留郵便物又は現金、有価証券等が添えてある文書は、その文書の欄外に「現金」、「金券」、「添付」、「取扱者」を記載し、受領者の印又は署名を受ける。
(3) 前2号以外の文書は、各主管係にそれぞれ配布する。
2 2以上の係に関係ある文書は、最も関係の深いと認める係に配布する。
3 電子メール又はファクシミリにより着信したもののうち、所管課長が文書として収受すると判断した場合は、紙に印刷して文書として取り扱うことができる。
(配布文書等の取扱い)
第13条 所管課長は、文書の配布を受けたとき、又は会議その他の理由により総務係を経ずに直接受領した文書は、直ちに当該文書を審査して、次に掲げる処理をしなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(1) 親展文書又は秘密文書の配布を受けた名あて人は、閲覧後、必要があると認めるときは、当該文書に収受印を押し、収受登録(文書収発簿に登録を行うことをいう。以下同じ。)を行う。
(2) 前号以外の文書は、当該文書に収受印を押し、収受登録を行う。
2 各種申請書、届書その他定例により処理する文書については、所管課長の定めるところにより、処理することができる。
3 配布を受けた文書が、所管に属さないと判断するときは、所管係長は理由を付し、直ちに総務係に回付しなければならない。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第14条 文書の処理は、所管課長が中心となり、たえず文書の迅速な処理に留意して、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の供覧)
第15条 配布を受けた文書で上司の閲覧を必要と認めるものは、次の各号に定めるところにより、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(1) 一応供覧 文書の性質により直ちに処理することができない文書又はあらかじめ上司の指示若しくは承認を受けて処理することが適当であると認める文書
(2) 供覧 別に処理を要しないで単に閲覧にとどまる文書
(文書の起案の方法)
第16条 文書の起案は、起案用紙に件名その他必要事項を記載し、行うものとする。
(重要事項の起案)
第17条 理事長の決裁を受けるべき事項で特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、理事会の処理方針を確かめたのち起案しなければならない。
(起案文書の作成)
第18条 起案文書の作成は、一事案につき一起案とする。
2 起案は、起案用紙を用い、次の各号により作成しなければならない。ただし、物件の購入請負契約の締結、金銭の収支など経理に関する起案につき、別に定めがあるものについては、この限りでない。
(1) 起案文書には、件名を標記し、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載すること。
(2) 準拠法規その他の参考資料は、要旨を抜書して添えること。
(3) 起案文書には、中部広域市町村圏事務組合事務局事務決裁規程(平成元年規程第2号。以下「決裁規程」という。)の定める決裁区分により、決裁しなければならない。この場合、押印を必要としない決裁欄は斜線で消すこと。
(4) 起案文書には、事案の性質により、重要、緊急又は極秘の注意事項を起案用紙の所定欄に朱印するものとする。この場合において、秘密を要するものは、封筒に入れる等他見に触れない処理を施すものとする。
(5) 起案文書には、必ず、保存種別を記入しなければならない。
(理事長の決裁の取扱)
第19条 理事長の決裁を受ける手続は、所管課長及び事務局長等を経て、各係において決裁を受ける手続を行う。
2 機密に属し、特に慎重な取扱いを要するもの、緊急処理を要するもの、又は内容が複雑なものは、起案者又は上司が持ち回つて決裁を受けることができる。
(他課との関係事項)
第20条 文書の事案が他課に関係ある事項を含む場合においては、口頭又は電磁的方法による協議を行い、合議等の方法により相互間で文書を往復させなければならない。
2 次の各号に掲げる文書は、各課に合議しなければならない。
(1) 法令の解釈及び運用方法に関する案
(2) 訓令、告示、公告、論告、通達及び重要な指令に関するもの
(3) 理事長名をもつて発する陳情、要請に関するもの
(4) 理事長の決裁を受ける行政処分に関する案
3 合議先における認印は、課長以上とする。ただし、記録を要するものその他特に必要なものについては、この限りでない。
(合議文書の疑義及び廃案等の通知)
第20条の2 合議を受けた文書(以下「合議文書」という。)は、直ちに査閲し、同意又は不同意を決定しなければならない。この場合において、決定に日時を要するときは、その理由を主管課に通知しなければならない。
2 各課の合議文書について異議があるとき又はその起案者等と協議し意見が一致しないときは、双方の意見を添えて上司の指示を受けなければならない。
3 起案者は合議を経た起案文書の要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(代決した場合の処理)
第21条 決裁規程第11条の規定により代決した者は、代理の表示をし、決裁責任者印欄のわきに後閲と表示しなければならない。ただし、特に軽易な文書については、後閲を省略することができる。
(決裁済文書の処理)
第22条 決裁済文書は、所管係において決裁年月日を記入したうえ保管するものとする。ただし、例規文書及び公示文書は、総務係において保管する。
(決裁済文書の訂正又は廃案等)
第23条 決裁済文書を訂正しようとする場合は、決裁権者又はその上司の承認を受けなければならない。ただし、誤字、脱字等の軽微な事項の訂正については、この限りでない。
2 決裁済文書を廃案又は保留しようとする場合は、あらかじめ、決裁権者の承認を受け、当該文書に係る決裁手続を了した者に通知するものとする。
(決裁について必要な事項)
第24条 この章に定めるもののほか、決裁について必要な事項は、決裁規程の定めるところによる。
(議会議案の取扱)
第25条 議会の議決若しくは同意を要し、又は報告する文書で決裁を受けたものは、総務係が議案番号簿に登載し、処理しなければならない。
2 組合議会議長から会議結果の報告があつたときは、直ちにその結果を理事長まで供覧しなければならない。また、その文書は総務係において保管するものとする。
(公示及び令達の原議書の取扱)
第26条 公示及び令達(予算の令達及び指令を除く。)の文書は、決裁後その写しを作成保存し、原議書は、速やかに、総務係に送付しなければならない。
第4章 進行管理
(処理状況の明確化)
第27条 文書主任は、常に文書の処理状況を明確にしておかなければならない。
2 職員は、出張その他で不在となる場合は、あらかじめ上司又は他の職員に引き継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。
(未完結文書の追求)
第28条 文書主任は、文書管理システム等により、未完結文書について調査し、処理の促進を図らなければならない。
(文書の処理状況の調査)
第29条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理状況を調査し、所管課長から報告を受け、それに基づき文書主任に指示を与えることができる。
第5章 文書の施行
(文書の施行年月日)
第30条 決裁された事案の施行に用いる決裁済文書については、第22条に規定する処理を行う際、次に掲げる基準に従い、施行年月日の登録又は記入を行わなければならない。
(1) 公示及び令達文書(達及び指令を除く。)にあつては、総務係が公告式番号簿に登載した日
(2) 議会に提出を要するものにあつては、総務係が議会に送付した日
(3) 発送文書にあつては、発送した日
(4) 前3号以外のものにあつては、その事務の処理を完了した日
(発送文書の記名)
第31条 発送文書は、理事長名を用い、日付を明記しなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、組合名又は決裁権限を有する者の職名若しくは課名を用いることができる。
2 対内発送文書は、会計管理者又は事務局長の職名を用いる。この場合において、事務局長の職名を用いるときは、所管係名を表示しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、軽易な事項については、所管課長の職名を用いることができる。
(浄書)
第32条 文書の浄書は、所管係において行うものとする。この場合において、決裁済文書と浄書した文書との照合は、確実に行わなければならない。
(公印の押印等)
第33条 浄書済の発送文書は、中部広域市町村圏事務組合公印規程(平成元年規程第3号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、特に軽易な対外文書については、公印を省略することができる。
2 対内文書については、公印を省略するものとする。
3 発送文書のうち特に重要なものについては、施行の確認をするため原議書と契印しなければならない。ただし、一時に大量な発送を必要とする同一文書で公印の表示のあるものに限り、これを省略することができる。
(文書の発送及び発信)
第34条 文書の発送及び発信は、郵送、直接(宛名人へ直接届けることをいう。以下同じ。)によるものとし、所管係において、文書発送簿に必要な事項を記入し、登録するものとする。
2 ファクシミリ及び電子メールによる発信は、別に定めるところにより、各係において行うものとする。
第6章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の分類)
第35条 文書の分類は、ファイル基準表に従い行うものとする。
2 文書主任は、総務課長が定める日までに、翌年度に発生する予定の文書等についてファイル基準表を作成するものとし、これを総務課長に報告しなければならない。
3 文書主任は、ファイル基準表の内容に変動があったときは、速やかに変更の都度これを総務課長に届け出なければならない。
(文書の整理及び保管)
第36条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書は、常に共有管理を心掛け、定められた場所に整理保管し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。
3 重要な文書は、非常災害時に際して支障のないように、あらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(完結文書の編集及び保管)
第37条 完結文書は、会計年度ごとに編集する。ただし、暦年により整理した完結文書は、暦年ごとに編集する。
2 前項の場合において、文書の事案が2年度以上にわたるときは、最も新しい文書の日付に属する年度に編集する。
3 完結文書の編集は、次に掲げるところにより行う。
(1) フォルダー化(個別フォルダーに収めることをいう。)する文書は、つづらないものとする。ただし、頻繁に閲覧や持出のある文書又は内容により整理する方が便利な文書については、専用のファスナーでつづるものとする。
(2) 一事案が2枚以上となる文書は、つづり針等で留めて編集するものとする。
(3) 個別フォルダーに収められた文書の編集は、完結年月日の古いものを最下位にして月日順に行うものとする。
4 編集された完結文書の所管係における保管期間は、原則として1年間(完結の日の属する年度の翌年度末まで。ただし、暦年により整理した完結文書については、完結の日の属する年の翌年末まで。)とする。
5 前項の保管の期間は、保存年限に算入するものとする。
(完結文書の引継ぎ)
第38条 総務課長は、前条第4項に規定する保管期間の経過した完結文書の引継ぎについて、毎年4月末日までに口頭にて所管課長へ行うものとする。
2 所管課長は、口頭にて通知があつたときは、引継ぎをする完結文書について総務課長に回答しなければならない。
3 前項の場合において、総務課長への回答は、前々年度に完結した保存年限が3年以上の完結文書とし、引継ぎをしない完結文書については、次のいずれかに該当し、かつ、所管課長が特に課において保管する必要があると認める文書とする。
(1) 継続事業に関する文書
(2) 事故等による繰越事業に係る文書
(3) その他業務上必要な文書
4 完結文書は、フォルダーに入れたまま保存箱に収納し、保存箱には保存年限等必要事項を表示させた上で引き継ぐものとする。
5 総務課長は、第2項の規定による回答を受け、引継ぎを完了したときは、ファイル基準表にロケーション番号等を記入しなければならない。
(保存文書庫)
第39条 保存文書は、所管課長が指定する保存文書庫に保存又は管理をし、廃棄年度及び各係別に整理するものとする。
2 前項の保存文書庫は、所管課長が管理するものとする。
(文書の保存年限等)
第40条 文書の保存年限は、次の5種とする。ただし、法令等による保存年限の定めがある文書については、当該法令で定める期間を考慮して、その保存年限の種別を定めるものとする。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の保存年限別は、おおむね次のとおりとする。
(1) 第1種に属するもの
ア 条例、規則その他例規の原議書
イ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
ウ 中部広域市町村圏事務組合史の資料となる重要書類
エ 議会の会議録、決議等重要書類
オ 国、県の令達その他で特に重要な書類
カ 訴願、訴訟及び異議の申立てに関する重要書類
キ 重要な契約書
ク 任免及び賞罰に関する重要文書
ケ 財産、営造物に関する重要書類
コ 事務引継に関する重要書類
サ その他重要で永年保存の必要があると認められる書類
(2) 第2種に属するもの
ア 行政執行上必要な統計資料に関する書類
イ その他10年保存の必要があると認められる書類
(3) 第3種に属するもの
ア 主な行政事務の施策に関する書類
イ 行政執行上参考となる統計資料に関する書類
ウ 金銭出納に関する書類
エ その他5年保存の必要があると認められる書類
(4) 第4種に属するもの
ア 一般の行政施策に関する書類
イ その他3年保存の必要があると認められる書類
(5) 第5種に属するものは、第1種、第2種、第3種及び第4種に属しないもので、1年保存の必要があると認められる書類
3 所管係に原本がある各係の副本の文書の保存年限は、第1種、第2種及び第3種については3年とし、第4種については1年の保存年限とする。
4 所管課長は、文書の分類又は保存年限の変更の必要があるときは、総務課長の承認を得なければならない。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第41条 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、総務課長に申し出なければならない。
2 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けた者が保存文書を紛失し、又は毀損したときは、始末書にて、直ちに総務課長に届け出なければならない。
(文書の保存分類及び期間)
第42条 文書の保存分類は、所管課長が定めるファイル基準表によるものとする。
2 文書の保存年限の始期は、文書の処理の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年管理による文書はその完結した年の翌年とする。
(文書の廃棄)
第43条 総務課長は、文書が保存年限を経過したときは、所定の手続を行い、速やかに当該文書を廃棄しなければならない。ただし、保存年限が第5種に属する文書については、所管課長が廃棄しなければならない。
2 前項の場合において、保存年限が第1種に属する文書のうち、保存期間が11年以上経過し、所管課長が保存の必要がないと認めるときは、保存年限にかかわらず、総務課長に報告し、廃棄することができる。
3 文書の廃棄は、焼却、裁断等他に利用されないよう最善の方法により処理を行う。この場合において、秘密扱いに属するものについては、復元できない方法で処理しなければならない。
(保存期間の延長)
第44条 所管課長は、次に掲げる文書については、10年を超えない期間で保存期間を延長できるものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象となつているもの
(2) 現に係属中の争訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
(3) 現に開示の対象となつているもの
(4) その他所管課長が事務処理上特に必要があると認めたもの
2 前項の規定により保存期間を延長する文書は、総務課長の承認を受けなければならない。
第7章 雑則
(雑則)
第45条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定めるところによる。
附則
この規程は、公布の日から施行する。ただし、規程の施行の際すでに施行された分については、この規程により施行されたものとみなす。
附則(令和6年訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に備えられている保存文書目録は、この訓令による改正後の中部広域市町村圏事務組合事務局文書取扱規程第2条第12号のファイル基準表とみなす。
